Phần mềm quản lý hồ sơ bằng excel

Bạn sẽ xem: Lưu Trữ hồ nước Sơ bởi Excel – Tổng Hợp bộ 7 file Excel quản lý Hồ Sơ 2020 Free tại traitimnamdinh.net

Việc thống trị công văn, đúng theo đồng, văn bản… trong số đơn vị hành chính, các công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt vẫn giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí thời gian, kiêng nhầm lẫn, không nên sót, đảm bảo an toàn được trình trường đoản cú thực hiện quá trình cũng như giải quyết các vụ việc phát sinh được xuất sắc hơn. Tuy nhiên hầu hết chúng ta không có sẵn ứng dụng quản lý công việc này, mà phải tự cai quản bằng Excel. Sau đây Học Excel Online đã hướng dẫn chúng ta cách quản lý công văn, hợp đồng trên Excel. Họ cùng tò mò nhé:

1. Những các bước cần làm để thống trị công văn, hợp đồng

Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm cho 3 một số loại chính:

Công văn đến: Đối tượng từ bên phía ngoài gửi văn phiên bản tới cho việc đó ta để làm việcCông văn đi: chúng ta gửi văn phiên bản cho đối tượng bên ngoàiVăn phiên bản nội bộ: áp dụng trong nội bộ, các đối tượng bên phía trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của những loại văn bạn dạng này, đề nghị xác định được quy trình, trình tự quản lí lý, bao hàm các thủ tục:

Tiếp nhận, biên soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, giữ hộ thư, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách thực hiện trên Excel

Bước 1: thành lập quy trình, sơ đồ quản lí lý.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý hồ sơ bằng excel

Đang xem: tàng trữ hồ sơ bởi excel

Việc lập sơ đồ sẽ giúp bọn họ xác định được trình từ thực hiện, thứ tự thực hiện các công việc và thời gian thực hiện. địa thế căn cứ vào sơ đồ họ sẽ biết được công việc đang cách xử lý tới đâu, khi nào hoàn thành, tàng trữ văn bản ở đâu.

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người sử dụng cần quản lí lý

Trong công việc này họ làm việc với vô cùng nhiều đối tượng:

Bên bên cạnh doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng người dùng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng…Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: các phòng ban, các nhân viên…

Để làm chủ tốt thì chúng ta cần quan sát và theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập dữ liệu trên Excel

Danh sách hoàn toàn có thể tổ chức bên trên 1 Sheet như sau:

*
*

Lập sổ làm chủ công văn đến

Với mỗi trạng thái của Công văn đến, họ sẽ có thể tùy chỉnh thiết lập trong tính năng Conditional formatting để tự động thông báo công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để bạn cũng có thể có kế hoạch cho những việc này.

Xem thêm: Cô Nàng Bướng Bỉnh ) - Đợi (Ost Cô Nàng Bướng Bỉnh)

Bước 4: Xây dựng bí quyết tính mã văn thư

Mã văn thư hay số hợp đồng là do thành phần quản lý văn thư, hành thiết yếu tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được ngôn từ này thì chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống tốt nhất trong tổng thể Sổ thống trị công văn, hợp đồng.

Công thức thường thực hiện là:

Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để hoàn toàn có thể ra được mã theo ý muốn.

Trên đây là phần nhiều nội dung bao gồm những các bước cần thực hện khi chúng ta muốn quản lý văn bản, hợp đồng, công văn sách vở trong Excel.

Để hiểu rõ cách làm chi tiết từng bước xây dựng chương trình làm chủ công văn, giấy tờ trên Excel như vậy nào, chúng ta có thể tìm hiểu thêm tại khóa huấn luyện và đào tạo Hành chủ yếu nhân sự Online trường đoản cú A đến Z dưới đây. Ngoài ra khóa học tập còn cung cấp cho mình rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành chính nhân sự. Cụ thể xem tại: